あなたの職場でも、「業務の自動化」「AI活用」「効率化」といった言葉が飛び交っていませんか?
たとえば、定型的な作業をRPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)で自動化したり、チャットボットを導入して問い合わせ対応を省力化したり。
こうした取り組みは、多くの企業で”とりあえず始める”段階を過ぎ、今や「どうスケールさせるか(全社に広げるか)」というフェーズに入っています。
しかし、そのとき多くの企業がぶつかる壁があります。
それは「思ったほど効果が出ない」「コストばかりかさむ」「現場の理解が得られない」といった”自動化の副作用”とも言える問題です。
では、どうすれば失敗せず、賢く・着実に自動化をスケールさせることができるのでしょうか?
そのヒントは「お金の流れ」にこそあるのです。
自動化が”うまくいかない企業”の共通点
Apptio(アプティオ)という企業をご存じでしょうか?
IT投資の可視化と最適化を専門とするこの会社は、現在IBMの傘下にあります。
同社のEMEA地域フィールドCTO、Greg Holmes(グレッグ・ホームズ)氏が、最近こんな指摘をしています。
「多くの企業が、自動化の価値を定量的に捉えられていない。つまり、何にどれだけコストをかけ、どのくらいの効果があったのか、測れていないのです」
たとえるなら、それは「お金をかけて最先端の農機を買ったのに、どれだけ収穫量が増えたのかを記録していない農場」のようなもの。
効率化している”つもり”でも、本当にそれが利益につながっているのかは、誰にもわからないまま進んでいる。そんな状態なのです。
実際、イノベーションプロジェクトの約80%が失敗に終わるとHolmes氏は指摘します。
その理由の多くは、パイロット段階で財務的な透明性が欠如しているため、将来的なコストが見えなくなってしまうからです。
スケールする自動化には「財務的な厳しさ」が必要
Holmes氏が提唱するのは「財務的なリガー(厳密さ)」を持って自動化に向き合うこと。
これは単なる節約術ではありません。
むしろ、どこに投資すれば最大のリターンが得られるかを見極め、そこに集中するための”羅針盤”を持つことです。
「FinOps(ファイナンシャル・オペレーション)の能力を自動化と統合すると、コスト管理において非常に反応的だった状態から、バリューエンジニアリングに関して非常にプロアクティブな状態へと変化します」とHolmes氏は語ります。
これにより、技術リーダーの評価基準が変わります。
「数ヶ月や数年待って価値があるかどうかを評価する」のではなく、エンジニアリングチームは、取引あたりのコストやAPIコールあたりのコストといったリソース消費を「最初から」追跡できるようになるのです。
Apptioの製品群は、IT予算、コスト、ROI(投資対効果)といった情報を見える化し、経営層とIT部門、現場が同じ地図を見ながら動ける環境をつくります。
こうした仕組みを導入した企業の中には、自動化によって単に作業時間を減らすだけでなく「戦略的な業務への集中」や「従業員の満足度向上」といった副次的なメリットも得ているケースがあります。
Liberty Mutualの事例では、労働時間の削減だけでなく、消費メトリクスを導入することで約250万ドルの節約を実現しました。
小さな自動化を”意味ある改革”へ育てるには
スモールスタートは、どの企業も得意です。
Excel作業を1つ自動化する。
請求書処理をAIに任せる。
これらはどれも、間違いなく価値のある一歩です。
でも、そこから「本格的な業務改革」に育てるには、次の視点が必要です。
どの業務にどれだけのコストがかかっているのか?
自動化によって、どれだけコストや時間が削減されたのか?
その分、社員はどんな価値ある仕事に時間を使えるようになったのか?
これらを「見える化」して初めて、自動化は意味のある改革になるのです。
逆にここが不透明なままだと、自動化は「よくわからないが、お金のかかる取り組み」に見えてしまい、社内の理解や協力を得られにくくなります。
Holmes氏は、パイロットプログラムから本番環境への移行における落とし穴を指摘します。
「パイロットがプロセスを自動化することで、たとえば月に100時間節約できることを示したとすると、リーダーシップはそれが本当に成功だと考えます」と彼は説明します。
「しかし、追跡できないのは、パイロットが時々オーバープロビジョニングされたインフラ上で実行されているため、非常によく機能しているように見えることです。しかし、実際の本番展開中にその程度までオーバープロビジョニングすることはないでしょう」
本番環境にワークロードを移行すると、計算が変わります。
コンピュート、ストレージ、データ転送の要件が増加します。
「APIコールが倍増し、パイロット段階では範囲外だった可能性のある例外やエッジケースが大量に現れ、サポートオーバーヘッドも増加します」と彼は付け加えます。
これを防ぐために、組織は規模における限界コストを追跡する必要があります。
これには、顧客あたりのコストや取引あたりのコストなどの単位経済性の監視が含まれます。
顧客ベースが増えるにつれて顧客あたりのコストが増加する場合、ビジネスモデルに欠陥があります。
「数字」と「物語」が、自動化を加速させる
自動化をスケールする際、CFO(最高財務責任者)と自動化責任者の間には緊張関係が生じることがよくあります。
CFOは投資収益率に焦点を当て、自動化責任者は節約した時間などの運用指標を追跡します。
「この翻訳の課題こそ、TBM(Technology Business Management:テクノロジー・ビジネス・マネジメント)とApptioが解決するように設計されているものです」とHolmes氏は述べます。
「これは、テクノロジーと財務、そしてビジネスとの間で共通言語を持つことなのです」
TBMタクソノミーは、これらの視点を調整するための標準化されたフレームワークを提供します。
これは、技術リソース(コンピュート、ストレージ、労働力など)をITタワーに、さらにビジネス機能にマッピングします。
この構造により、技術的なインプットがビジネスアウトプットに変換されます。
「私は必ずしもその下にあるすべてのIT層に何が入っているかを知りません」とHolmes氏はビジネスユーザーの視点を説明します。
「しかし、このタクソノミーがあるため、私のサービス消費について詳細な請求書を受け取ることができ、より多く消費するにつれてコストが高くなる原因となっている正確なコストがわかります」
印象的だったのは、Holmes氏の次の言葉です。
「自動化は『信頼』の上に成り立つ。そして信頼は、正確な数値と、それを語る物語から生まれる」
数字は客観的な事実を示し、物語は人の心を動かします。
この両輪がそろったとき、自動化は単なる”作業の効率化”から”企業文化そのものの進化”へとつながっていくのです。
しかし、財務的な責任は財務部門だけに置くことはできません。
Holmes氏は、ガバナンスを「開発者の手に、彼らの開発ツールとワークロードに戻す」ことを提唱しています。
HashiCorp TerraformやGitHubなどのインフラストラクチャ・アズ・コード(IaC)ツールとの統合により、組織はデプロイメント中にポリシーを実施できます。
チームは、即座にコスト見積もりを得ながら、プログラム的にリソースを立ち上げることができます。
「物事をデプロイしてから修正するのではなく、これはモグラ叩きのような問題になります」とHolmes氏は説明します。
企業は「適切なタイミングで適切なものをデプロイしている」ことを確認できるのです。
レガシーシステムの負債と長期予算への対応
レガシーERPシステムに悩まされている組織は、二者択一に直面します。
自動化をパッチとして使うか、それとも近代化への橋渡しとして使うか。
Holmes氏は、企業が「非効率なプロセスをマスクしようとしているだけで、再設計していない」場合「より多くの技術的負債を積み上げている」だけだと警告します。
総所有コスト(TCO)アプローチは、正しい戦略を決定するのに役立ちます。
Commonwealth Bank of Australiaは、さまざまな成熟段階にある2,000の異なるアプリケーション全体でTCOモデルを活用し、インフラストラクチャ、労働力、自動化を実行し続けるために必要なエンジニアリング時間などの隠れたコストを含む、完全なライフサイクルコストを評価しました。
「レガシーだからといって、それを廃止する必要があるわけではありません」とHolmes氏は述べます。
「それらのレガシーシステムの中には、価値が非常に高いため、維持する価値があるものもあります」
他のケースでは、古いシステムを機能させ続けるために必要な自動化ラッパーのコストを計算すると、異なる現実が明らかになります。
「TCOアプローチを合計し、これらすべての自動化レイヤーを含めると、突然、その古いシステムを維持する実際のコストは古いシステムだけではなく、それらの追加レイヤーであることに気づきます」とHolmes氏は主張します。
予算面でのショックを避けるには、変動費と長期コミットメントのバランスを取る予算戦略が必要です。
変動費(OPEX)は柔軟性を提供しますが、需要やエンジニアリング効率に基づいて大きく変動する可能性があります。
Holmes氏は、長期的な可視性がより良い投資判断を可能にすると助言します。
複数年にわたって特定のテクノロジーやプラットフォームにコミットすることで、組織はスケールメリットを交渉し、アーキテクチャを標準化できます。
「これらの長期コミットメントを行い、さまざまなプラットフォームなどを標準化したため、長期的に適切なものを構築することが容易になります」とHolmes氏は述べます。
変動費の厳格な管理と戦略的コミットメントを組み合わせることで、企業は変革をしばしば頓挫させる変動性なしに、インテリジェント・オートメーションをスケールさせることができます。
まとめ:自動化の未来は、「見える化」がつくる
あなたの会社でも、自動化の取り組みがあるなら、ぜひ次の問いを自分自身に投げかけてみてください。
「私たちは、自動化によって何が変わり、何を得ているのかを、きちんと『見える化』できているだろうか?」
もし答えに詰まるなら、それは前に進むチャンスです。
「見える化」は、数字を並べることではありません。意味のある”問い”を立て、チーム全体でその答えを共有すること。
そのためのツールや方法論が、今はしっかりと存在しています。
自動化の本当の価値は「やったこと」ではなく「そこから何を学び、どう成長したか」にあります。
目に見える成果と、語るべき物語。
その両方を手に入れるとき、自動化は初めて、企業の未来を照らす灯になるのです。
参考：Apptio: Why scaling intelligent automation requires financial rigour
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